日々の業務の中で、「更新されたかどうかを定期的に確認している」「紙の書類を転記する作業に時間がかかっている」「受付対応や社内連絡が属人化している」といった小さな手間が積み重なっていると感じることはないでしょうか。

業務を効率化したいと考えていても、「ITに詳しくないと難しそう」「プログラミングが必要なのではないか」と感じ、改善に踏み出せていないケースも多いかと思います。
しかし、生成AIを活用することで、こうした日常業務は特別なITスキルやプログラミングの知識がなくても見直すことが可能です。弊社でも、生成AIに「やりたいこと」を伝える形で活用を進めることで、業務の自動化・効率化を段階的に実現してきました。

今回は、生成AIを活用して業務を自動化・効率化した具体的な事例として、WebページやYouTubeの更新通知、評価業務のデジタル化、受付対応の自動通知など、身近な業務改善の取り組みをご紹介いたします。
「ITに苦手意識がある方」「プログラミングはわからないが、業務改善に取り組みたい方」に、ぜひご覧いただきたい内容です。

①生成AIを活用してWebページ・YouTubeの更新を自動で検知・通知した事例

※こちらの画像は生成AIに今回のブログの内容を読み込ませて作成しております。（GeminiのNano Banana Proを活用）

課題

特定のWebページやYouTubeチャンネルについて、更新されたかどうかを定期的に確認する必要があり、そのたびに手間と時間がかかっていました。また、確認を忘れてしまうことで、情報の把握が遅れるケースも発生していました。

生成AIで行ったこと

生成AIに「特定のWebページやYouTubeが更新されたら通知したい」という要件を伝え、必要なプログラムのひな型を作成してもらいました。その内容をもとに、更新を検知すると自動でメール通知が届く仕組みを構築しました。

効果

更新状況を自分で確認しに行く必要がなくなり、必要な情報をタイムリーに把握できるようになりました。確認漏れや見逃しも防げるようになり、日常的な情報収集にかかる負担が大きく軽減されました。

②生成AIを活用して紙の評価シートをフォーム＋自動反映シートに移行した事例

※こちらの画像は生成AIに今回のブログの内容を読み込ませて作成しております。（GeminiのNano Banana Proを活用）

課題

パート・アルバイトの評価を紙の評価シートで運用しており、記入内容の回収や集計、転記に多くの時間と手間がかかっていました。また、評価結果を時給へ反映する際にも、手作業による対応が必要でした。

生成AIで行ったこと

紙で使用していた評価項目をそのままフォーム化し、入力内容が自動で整理される仕組みを構築しました。生成AIを活用して、フォームの入力内容を評価シートへ反映し、時給計算に使える形に整える処理を作成しました。

効果

紙の管理や転記作業が不要となり、評価業務全体の工数を削減することができました。また、手作業による入力ミスが減り、評価から時給反映までの流れをスムーズに行えるようになりました。

③生成AIを活用して受付アプリ入力を社内チャットへ自動通知した事例

※こちらの画像は生成AIに今回のブログの内容を読み込ませて作成しております。（GeminiのNano Banana Proを活用）

課題

来客があった際、受付アプリに入力がされても、担当者がすぐに気づけないことがありました。そのため、受付状況を定期的に確認しに行く必要があり、対応が遅れてしまうケースもありました。

生成AIで行ったこと

受付アプリへの入力をきっかけに、内容を自動で社内チャットへ通知する仕組みを構築しました。生成AIに処理の流れを相談しながら設定を進めることで、複雑な連携作業を簡略化しました。

効果

受付があったことをリアルタイムで把握できるようになり、来客対応のスピードが向上しました。受付確認のために人が動く必要がなくなり、業務の無駄を減らすことにもつながりました。

④生成AIを活用して受付情報をAlexaに音声で知らせる仕組みを構築した事例

※こちらの画像は生成AIに今回のブログの内容を読み込ませて作成しております。（GeminiのNano Banana Proを活用）

課題

チャットや画面上の通知だけでは気づきにくい場面があり、特に現場で作業をしている際には、来客にすぐ対応できないことがありました。

生成AIで行ったこと

受付アプリへの入力をトリガーとして、Alexaが音声で案内を行う仕組みを構築しました。生成AIを活用することで、音声通知まで含めた処理の流れをスムーズに形にすることができました。

効果

画面を確認していなくても来客に気づけるようになり、現場での反応速度が向上しました。通知方法の選択肢が広がったことで、状況に応じた柔軟な受付対応が可能になりました。